A prática de se fazer inventário de estoque é um dos processos básicos de organização dentro do varejo. Isso porque manter o controle de entrada de cada produto que será comercializado é complexo.
Para que nada se perca e você tenha maior controle sobre seu estoque, o inventário é essencial. Mas se você ainda não sabe o que e como fazer um inventário de estoque, fique tranquilo. Nesse artigo apresentamos tudo que você precisa saber sobre o tema.
Boa leitura!
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é uma lista discriminada de todos os produtos presentes ali. É uma forma de documentar, acompanhar e gerenciar a mercadoria, e consequentemente, o próprio estoque.
Serve inclusive como uma ferramenta de controle financeiro, pois através do inventário você consegue identificar as reais necessidades de abastecimento.
Por que fazer um inventário?
Quando chega um novo lote de mercadoria na sua base, o que você faz? Desembala e coloca para circulação direto? Ou senta, faz a conferência e anota os produtos que estão disponíveis? Se você costuma fazer a primeira opção, precisamos alertar: você está correndo grandes riscos.
O inventário de estoque é essencial para conseguir identificar com facilidade quais mercadorias você já possui. Se você não tem esse controle, duas situações são bem prováveis de acontecer. Acabar comprando produtos que você já tem, gerando um estoque inativo. Ou contar com produtos que você não tem e decepcionar os clientes.
Mas se, pelo contrário, você aprender como usar o inventário de estoque, vai ter mais controle e uma maior previsibilidade de demanda. Assim, vai poder fazer uma gestão de estoque mais eficiente, com decisões mais embasadas e assertivas.
Fazer o inventário acarreta em diversos benefícios em todo o funcionamento do negócio. A sua gestão será facilitada, pois você terá dados para consultar. O que por si só já vai fazer com que a gestão de estoque seja melhor. Vai evitar perda e prejuízo, por evitar mal investimento e problemas de validade. Redução de custo ao evitar armazenamento desnecessário. Além de melhorar o atendimento ao cliente, é claro.
Quando é necessário fazer?
Normalmente o inventário é feito com uma periodicidade estabelecida de acordo com cada necessidade, pode ser patrimonial, contábil, administrativa. Por regra sempre há uma vistoria anual, que é quando se encerra o ano fiscal e a empresa reorganiza todos os processos para recomeçar o ano.
No entanto, há outros motivos que podem indicar que você deveria fazer um inventário no seu negócio. Por exemplo, se as mercadorias andam extraviando com frequência, pode ser que os dados que você tinha antes do extravio sejam imprecisos agora. Se há estoque inativo, ou até o contrário, se anda faltando mercadoria para vendas, fazer o inventário pode te ajudar a entender o que está acontecendo e desenhar um plano de ação para contornar a crise.
Tipos de inventário de estoque
Existem 5 tipos de inventário de estoque e não necessariamente você vai precisar escolher só um deles. Você pode escolher tipos diferentes de acordo com o produto, necessidade, época. Para ajudar nessa decisão, vamos explicar cada um abaixo:
Inventário Parcial
Nesse tipo de inventário, a vistoria é feita em uma parte do estoque e não em sua totalidade. É mais utilizado em empresas que contam com um depósito grande, com uma diversidade grande de tipos de mercadoria. Então os produtos com perecividade menor tem um ciclo de vistoria menor que aqueles que têm maior durabilidade. Nesses casos, fazer a vistoria geral não é vantagem, pois muitos produtos que serão vistoriados subirão o custo [de armazenagem, de pessoal] sem necessidade.
Inventário Geral
Ao contrário do inventário parcial, no inventário geral a vistoria é feita em todo o estoque de uma só vez. Esse modelo é utilizado em estoques que tem pouca variabilidade de mercadoria armazenada. Também costuma ser usado por questões de patrimônio e contabilidade.
Inventário Cíclico
Nessa modalidade, o inventário é feito por período, em ciclos determinados e é utilizado em lançamentos contábeis. Esses ciclos são estabelecidos de acordo com a necessidade da empresa e o objetivo da análise. Tem o objetivo de atualizar a quantidade de bens junto às informações contábeis.
Inventário Rotativo
Esse tipo de inventário também é baseado na noção de tempo, por ser realizado em períodos determinados. No entanto tem um propósito diferente do inventário rotativo. O Inventário cíclico é utilizado para segurança administrativa. É feito com frequência diária, semanal, ou mensal com o objetivo de identificar a quantidade de bens disponíveis em estoque.
Inventário Anual
Esse é bem fácil de entender. Como o próprio nome indica, é feito de ano em ano. Trata-se da contagem de mercadoria feita ao fim do ano fiscal. É utilizada para mercadorias de abastecimento anual e também serve como uma revisão dos outros inventários.
Como fazer um inventário?
Agora que você já sabe a importância e os tipos de inventário, é hora de colocar a mão na massa. Aqui estão algumas dicas de como tornar o processo mais fácil:
Se prepare
Antes de fazer o inventário você deverá se atentar a alguns detalhes, como em uma espécie de pré produção. Marque a listagem do inventário para um dia que não haja recebimento de mercadoria, e preferencialmente em um horário com menor circulação de mercadorias. Esse cuidado evita que haja confusão entre a categorização dos produtos que estão chegando e os que já estavam disponíveis.
Outro ponto é organizar o espaço físico. No meio da circulação do dia a dia é comum que a mercadoria acabe sendo desarrumada. Mas contar os produtos desorganizados é bem mais difícil, podendo acontecer mais erros. Por isso, arrume os produtos antes de começar a listagem.
Desenvolva um método
Todo o conceito do inventário gira em torno da contagem. Então isso não pode ser feito de qualquer jeito. Você precisará desenvolver um método de contagem. Defina se os itens serão contabilizados um a um ou em blocos, se a ordem será de acordo com o tempo no estoque, data de validade, ou alguma necessidade específica. Estabeleça como será a contagem e monte um plano de ação envolvendo a equipe (ponto que falaremos mais a frente).
Classifique os produtos antes
Essa ainda é uma etapa de pré produção. Antes de partir para a contagem, estabeleça as classificações que irão abraçar os produtos. É nesse momento que serão produzidas os códigos de barra bem como as etiquetas de identificação. Toda a categorização de onde cada mercadoria deve ficar deve começar antes da listagem propriamente dita.
Certifique-se de detalhar ao máximo as informações de cada item para que não haja confusão entre dois produtos parecidos. Uma dica é produzir etiquetas intuitivas, com cores e palavras chaves.
Com essas classificações definidas, você já pode identificar os produtos.
Conte com ajuda
Certamente esse trabalho não deve ser feito sozinho, por mais competente que o profissional seja. E quando dizemos “ajuda”, estamos falando também de tecnologia. Sem um programa para registrar cada item, uma simples distração pode significar ter que reiniciar todo o processo. Outro ponto é que o trabalho manual é muito mais lento. O tempo despendido em uma recontagem pode ser investido em uma negociação, por exemplo.
Além da tecnologia, você irá precisar de uma equipe. Contar com apoio humano irá te ajudar a perceber possíveis erros que a inteligência artificial não tem como saber. Além disso, fazer a contagem sozinho também irá levar muito tempo e lembre-se, tempo é dinheiro.
Recontagem
Ao contar, catalogar e discriminar uma infinidade de mercadorias, alguma informação importante pode acabar se perdendo. Como em um efeito dominó, essa informação perdida vai impactar no momento de vender ou de solicitar uma nova remessa de mercadoria para abastecimento. Por isso, é muito importante recontar os produtos para se certificar que não houve algum erro.
Além disso, peça para que pelo menos duas pessoas da sua equipe façam a recontagem. Se todos chegarem ao mesmo número as notícias são boas. Se a margem de diferença entre o número chegado por cada um foi muito grande, algo deu errado e o processo deve ser reorganizado.
Conclusão
O inventário é uma forma de diagnosticar e até evitar problemas no seu estoque. Existem tipos de estoque a serem praticados de acordo com o formato e necessidade de cada empresa ou produto. Saber disso é valioso para saber a melhor aplicação na sua empresa.
Além disso, existem uma série de boas práticas para ajudar nesse processo que vale a tanto a pena. Afinal, o inventário é uma maneira relativamente simples de se resguardar de uma série de problemas que podem ser evitados.
Fez o inventário do seu negócio e se deparou com um quadro negativo? Calma, nós podemos ajudar. Se você tem um problema de estoque encalhado ou de vendas abaixo da média, existe uma forma de contornar. Fazendo integração com um marketplace, você coloca essa mercadoria disponível para muito mais consumidores, criar uma relação com novos clientes e ainda dá aquele up nas vendas.
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Até a próxima!
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